A Kockázatok.hu alkalmazás bevezetése és a kockázattudatosság kialakítása egy költségvetési szervnél.
„Korábban gyakorlatilag nem is volt kockázattudatosság a szervezetben. Sokan nem is tudták pontosan mit jelent a kockázat, ezért nem is kezelték tudatosan. Nem volt, aki kimondja, hogy baj lesz, és senki nem kérdezte meg, hogy mi lesz, ha valami félremegy.” – ezekkel a mondatokkal indította Anikó belső ellenőrzési vezető a beszélgetést, amikor az őt alkalmazó költségvetési szervnél 2025 elején bevezetett Kockázatok.hu alkalmazás hatásáról kérdeztük.
„A szoftver – és még inkább a mögötte elindult szervezeti gondolkodás – gyökeres változást hozott.”
A kockázatokkal való „ismerkedés” hiánya, avagy a kiindulópont, hogy nincs tudás a kockázatokról, nincs eszköz a megelőzésre
Anikó elmondja, hogy az elmúlt években a szervezet működése nagyrészt a rutinokra és a megszokott folyamatokra épült. A szervezet sokáig „tűzoltásként” működött. A vezetők reagáltak a problémákra, de nem előzték meg őket. A kockázatokról nem volt egységes szemlélet, így a problémák legtöbbször akkor kerültek felszínre, amikor már komolyabb következményekkel jártak.
„Minden évben jöttek a pénzügyi elmaradások, a projektcsúszások, a létszámgondok. Mindig volt valami, amit valahogy meg kellett oldani – de azt sem tudták, mi jöhet legközelebb. Volt olyan eset, amikor egy egyszerű adminisztratív hiba miatt pénzügyi késedelem alakult ki, amit senki nem azonosított időben, mert nem volt rendszeres kockázatelemzés” – emlékszik vissza Anikó. Ez a hozzáállás különösen a működési kockázatok szintjén mutatkozott meg: hibás adatbevitel, elveszett iratok, rendszertelen belső tájékoztatás, folyamatleállás egy kulcsszereplő betegsége miatt. Ez az állapot jelentős bizonytalanságot okozott a vezetők számára is, mert nem tudták pontosan felmérni, mely területeken lehetnek problémák.
Miért fontos a kockázattudatosság?
„A kockázattudatosság lényege, hogy ne csak reagáljunk a problémákra, hanem előre lássuk és kezeljük azokat” – magyarázza a szakértő. „Ez nem csak pénzügyi kérdés, hanem a szervezet egész működését érinti: a folyamatok minőségét, az erőforrások optimális felhasználását és a jó hírnév megőrzését is.”
Anikó szerint a kockázatok tudatos kezelése növeli a szervezet stabilitását és alkalmazkodóképességét is, ami különösen fontos egy költségvetési szerv esetében, ahol a források szűkösek, és a hatékonyság elengedhetetlen.
A Kockázatok.hu bevezetése, mint fordulópont
A kockázatok.hu alkalmazás bevezetése volt az első komoly lépés a kockázattudatosság kialakításában. Anikó kiemeli, hogy „Ez a rendszer segít abban, hogy a kockázatok ne csak elméletben létezzenek, hanem láthatóak és mérhetőek legyenek.”
Az alkalmazás strukturált keretet ad a kockázatok felméréséhez, nyomon követéséhez és az intézkedések kezeléséhez, minden érintett számára világossá válik, ki mit és mikor csinál.
Első eredmények és változások
A bevezetést követő első hónapokban a szervezetben megindult egyfajta szemléletváltás. Az alkalmazás használata által egyre többen kezdtek el aktívan foglalkozni a kockázatokkal, és a vezetők is egyre inkább támaszkodnak az alkalmazásból származó adatokra.
„Amikor azt látják, hogy a kockázatok kezelése nemcsak egy papírmunka, hanem tényleg hatással van a napi működésre, akkor megváltozik a hozzáállás” - magyarázza Anikó.
Például a gazdasági főosztályon korábban nem volt egyértelmű, hogy milyen határidőket kell követni, most viszont a rendszer rögzíti a fontos határidőket, csökkentve ezzel a késedelmek kockázatát.
Stratégiai és irányítási kockázatok: ki határozza meg az irányt?
Az alkalmazás világossá tette: hiányoznak a célokhoz kötött kockázatelemzések. Megjelentek a vezetési kockázatok: döntések elhúzódása, felelősségi körök tisztázatlansága, gyenge kommunikáció.
„Most már nemcsak arról beszélünk, mi volt – hanem arról is, mi lehet.”
A stratégiai kockázatok között szerepelt a jövőkép hiánya, a környezeti változásokhoz való nehézkes alkalmazkodás is.
Az emberek mögötti bizonytalanságok
A HR már nem csak létszámgazdálkodás. Azonosították, hogy pl. nyugdíjazás előtt álló kulcsemberek pótlásának hiánya milyen problémákat okozhat, a túlterhelt munkakörök, betanítási eljárások hiányosságai is felmérésre kerültek. „A humán tényező az egyik legnagyobb kockázati forrásunk” – emeli ki Anikó.
Beszerzések és beruházások: a nem pénzügyi kockázatok kezelése
A szabályos beszerzések önmagukban nem zárják ki a kockázatokat. Az alkalmazás segített az alábbiak rögzítésében: hiányzó piackutatások, késedelmes teljesítések, döntéshozatali késések, pályázati lehetőségek elmulasztása. „Megnyugtató érzés volt számukra, hogy a rendszer figyel – nem csak ők.” – erősíti meg a tapasztalatokat a belső ellenőrzési vezető.
Üzemeltetés: rejtett kockázatok az alapfolyamatokban
Az üzemeltetés korábban nem szerepelt a kockázati térképen. Most már igen: épületgépészeti karbantartások elmaradása, takarítás, portaszolgálat, biztonsági rendszerek (tűzjelzők, zárak) ellenőrzésének rendszertelensége. „Hiszen egyetlen őr vagy portás szabadsága is kockázat lehet, ha nincs helyettesítés” – magyarázza Anikó.
A digitális háttér törékenysége: informatikai kockázatok
A Kockázatok.hu bevezetése rámutatott arra is, hogy az IT nem csupán infrastruktúra – hanem kockázati mező: régi, frissítetlen operációs rendszerek, nem dokumentált jogosultságkezelés, szoftverfüggőség egyetlen szolgáltatótól, nincs vészhelyzeti IT-helyreállítási terv. Anikó elmondja, hogy „Most már listázva van, és milyen rendszerhez ki fér hozzá – és mi történik, ha kiesik.”
A kérdések szervezeti ereje: a kultúra átalakulása
A szervezet ma már nemcsak rögzít, hanem kérdez. A rendszer kérdéseket vet fel, amelyekből intézkedések születnek. „A cél nem az, hogy ne legyenek kockázatok. A cél az, hogy tudjunk róluk” – emeli ki Anikó. Szerinte a legnagyobb kihívás még mindig az, hogy a kockázattudatosságot ne csak egy projektként kezeljék, hanem integrált részéve tegyék a szervezeti kultúrának. De a szervezet most már előre lát, nem utólag értékel. A Kockázatok.hu által biztosított keretrendszer új alapokra helyezte a kockázatkezelést – és ezáltal a működést, vezetést, HR-t, üzemeltetést és informatikai biztonságot is.
„Korábban nem tudták, hogy mi az a kockázat. Most már tudják és kezelik is. Még az út elején vagyunk ugyan, de már látszanak az eredmények. A kockázattudatosság kialakítása nem egyik napról a másikra történik, de a Kockázatok.hu alkalmazás nagy segítséget nyújt ebben a folyamatban”.
